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Kalender richtig nutzen: Weniger Frust, bessere Selbstorganisation

Vielleicht gehörst du auch zu den Menschen mit übervollen Kalender, die von Termin zu Termin hetzen und am Ende des Tages das Gefühl haben, für alles zu wenig Zeit gehabt zu haben, sei es beruflich oder privat?! Unser Tag hat nun mal nur 24 Stunden, auch wenn wir uns oft mehr wünschen, und diese wertvolle Zeit gehört gut geplant. Ein Blick auf deinen Kalender zeigt dir dein Zeitkonto, welches dir zur Verfügung steht und dieser Blick sollte keinen Stress in dir auslösen, sondern im Gegenteil ein positives Gefühl von Strukturiertheit vermitteln. Daher gehört der Kalender nicht nur zur Planung deiner beruflichen, sondern auch deiner privaten Termine und deiner Freizeit genutzt! Wir haben 10 Tipps für die optimale Nutzung von Kalendern zusammengetragen und erläutern dabei auch den Vorteil eines klassischen Kalenders in Papierform.

10 Tipps für deine Kalender-Organisation

Führe nur maximal 2 Kalender: Einen Kalender für dich (und deine Familie) + einen Kalender im Büro. Mit dem für dich richtigen Kalender kannst du im besten Fall auf nur einen Kalender umsteigen. Denn zu viele Kalender bringen Chaos in dein Leben und zusätzliche Arbeit, weil du alle Termine mehrfach aufschreiben musst.
Trage deine Termine sofort ein: Der Kalender sollte immer in deiner Nähe sein, damit du dir Termine sofort notieren kannst und nichts übersiehst. Mache Termine am besten aus, wenn du deinen Kalender vor dir hast. Wenn du ihn einmal nicht dabei hast, dann notier dir Termine am besten in den Notizen deines Smartphones und trage diese am Ende des Tages ein.
Plane Puffer- & Transferzeiten: Plane lieber mehr Zeit für deine Termine ein, vor allem wenn eine Anfahrt dazu kommt. Die freie Zeit kannst du als Pause oder für weniger dringende Arbeiten nutzen, falls der Termin pünktlich beendet ist. Wenn es doch einmal länger dauert, dann hast du wenigstens keinen Stress.
Erlaube dir Absagen: Es ist ganz allein deine Zeit und du bestimmst, wie du diese verbringst. Wenn etwas mit höherer Priorität hereinkommt oder der Termin für dich an diesem Tag einfach zu stressig wird, dann sage ab oder verschiebe den Termin. Das ist vollkommen in Ordnung, du musst es dir nur selbst erlauben.
Plane deine Freizeit: Gerade für Selbstständige, aber auch alle anderen, gilt, Freizeit und Urlaube gehören im Kalender geblockt. Plane auch Pausen und Erholungsphasen ein.
Nutze deinen Kalender für Termine: Am besten du nutzt deinen Kalender nur für Termine und nicht für Notizen und To-Do-Listen, denn dann kann es schnell unübersichtlich werden. Am besten ist ein eigenes Notizbuch oder ein Kalender, der dafür vorgesehenen eigene Platz bietet.
Fixiere dein Arbeitsende: Es ist gut sich eine Endzeit für die Arbeit im Kalender zu fixieren zu der die Freizeit beginnen kann.
Plane voraus: Mindestens einmal pro Tag solltest du einen Blick auf deinen Kalender werfen, optimaler wäre auch schon die nächsten Tage und Wochen zu planen. Dies gibt dir Sicherheit und erhöht den Überblick über all deine Termine und Deadlines. Es lohnt sich, ab und zu sehr weit vorauszuschauen und die nächsten Monate oder das kommende Jahr ins Visier zu nehmen. Hier geht es nur um einen groben Überblick, bis dahin haben sich deine Pläne mit Sicherheit noch einige Male verändert.
Analysiere alte Termine: Es bringt enorm viel sich einmal pro Monat hinzusetzen und die Termine der letzten vier Wochen durchzugehen. Gab es Zeitfresser, die in Zukunft vermieden werden können, kann man bestimmte Termine delegieren oder eliminieren?
Nutze einen Kalender in Papierform: Ein Onlinekalender bindet dich wieder stark an einen Bildschirm und erhöht die Zeit, in der du auf das Handy oder den Computer schaust. Ein Kalender am Smartphone ist durch den kleinen Bildschirm zur Planung einer Wochen- oder Monatsübersicht sehr unübersichtlich. Auch am Computer gibt es oft keine ausreichend übersichtliche Monatsansicht. Falls du deinen Kalender ausschließlich über den Computer nutzt, hast du noch das Hindernis, dass dieser immer erst hochgefahren werden muss, bevor du deine Termine eintragen kannst. Ein weiteres Problem besteht darin, dass ein Onlinekalender einen oft verleiten will, den Kalender anders zu nutzen, als „all-in-one“ Werkzeug, was auf lange Sicht nicht optimal funktioniert! Viele Funktionen und Möglichkeiten können auch stressen und somit eher zu einer Belastung werden beziehungsweise die Klarheit eines Kalenders stark mindern.

Zeit ist unser wertvollster Besitz

Deine Zeit ist dein wertvollster Besitz! Nutze deinen Kalender nicht nur für die Arbeit, sondern auch für deine private Zeit. Markiere dir am besten mit ein paar Farben, zu welchen Zeiten du normalerweise schläfst, arbeitest, deinen Hobbys nachgehst oder den Haushalt machst. Das gibt dir einen guten Eindruck darüber, wie deine Woche im Groben aussieht.
Wir haben verschiedenste Varianten von Kalendern, vom wiederbefüllbaren Kalender bis zum Wand- und Stehkalender. Bestimmst findest du da den richtigen Kalender für dich!